Chuẩn bị cần thiết cho chương trình sự kiện giao lưu

Vnraovat.net - Diễn đàn rao vặt chất lượng - miễn phí - hiệu quả - link dofollow - Dù ở dạng nội dung hay hình thức thì chương trình tổ chức sự kiện giao lưu được thành công thì theo kinh nghiệm thực tiễn, bạn nên lưu ý những nội dung sau: Ý tưởng; Chủ đề; Đối tượng tham gia chương trình.

>>> Xem thêm: cho thuê bàn ghế tphcm




Ý tưởng là một trong 3 yếu tố then chốt, có mối quan hệ mật thiết với nhau để từ đó người làm chương trình sẽ thiết kế một chương trình giao lưu phù hợp, đáp ứng được mục đích cũng như yêu cầu được đề ra và thu hút sự chú ý của người tham gia. Để tổ chức sự kiện giao lưu, người làm sự kiện cần phải trả lời được 3 câu hỏi:

Chương trình sự kiện này được tổ chức với mục đích gì?
Tên gọi hay chủ đề cho chương trình cho phù hợp nội dung?
Khách hàng mục tiêu của chương trình?

Với các câu hỏi trên, người làm sự kiện tổ chức chương trình với mục đích gì? Ở đây ý nói chúng ta phải hình dung ra loại hình tổ chức hay thường gọi là phát thảo ý tưởng. Chúng ta có thể liên tưởng đến 3 góc của 1 tam giác và đã gọi là một tam giác thì không thể nào thiếu một trong 3 đỉnh. Nhìn chung, khi đã xác định được ý tưởng cũng như chủ đề và đối tượng thì công việc tiếp theo của người làm sự kiện là tổ chức chương trình theo 5 giai đoạn sau:

Chuẩn bị kịch bản chi tiết cho chương trình
Sự kiện dù lớn hay nhỏ cũng cần phải có một kịch bản chi tiết về chương trình. Kịch bản càng chi tiết càng tốt. Một kịch bản chi tiết bao gốm MC sript. Lịch trình, các công việc cụ thể của từng bộ phận tham gia trong chương trình sự kiện.

Chọn MC
Người được chọn làm MC phải được tham gia ngay từ khâu xây dựng kịch bản, vì vậy MC sẽ nắm bắt ngay những nội dung đầu tiên và hiểu được vấn đề muốn nói. Nhưng bên cạnh đó, MC cũng phải dành nhiều thời gian để nghiên cứu kỹ kịch bản sự kiện để có thể trao đổi và nắm bắt nội dung chương trình tốt hơn. Tránh trường hợp người tổ chức chương trình đã chuẩn bị xong kịch bản thì MC chỉ là người giới thiệu lại chương trình thì MC không hiểu rõ vấn đề truyền đạt.

Công tác hậu cầu cho chương trình
Đây là một phần không kém phần quan trọng đối với bất kỳ một sự kiện. Có những chương trình chuẩn bị phần kịch bản rất tốt, thế nhưng chỉ cần sơ xuất về lễ tân sẽ làm giảm đi sự hài lòng của khách hàng cho sự kiện đó. Đối với các chương trình giao lưu quốc tế, bên cạnh kịch bản nội dung phải kèm theo kịch bản lễ tân.

Tổ chức chương trình sự kiện
Sau tất cả những công tác chuẩn bị chi đáo thì việc tổ chức thực hiện chương trình chắc chắn sẽ tốt hơn. Tuy nhiên, cũng có nhiều chương trình do quỹ thời gian hạn hẹp, công việc điều hành chuẩn bị chương trình thiếu khoa học và nhiều lý do khác nên chương trình sự kiện diễn ra không đyngs như mong đợi. Điều đáng chú ý nhất trong khi tổ chức chương trình là phải bố trí người điều phối chương trình sự kiện trong và ngoài sân khấu. Người điều phối chương trình sự kiện sẽ giúp mọi người được liên kết và chuẩn bị điều hành những tiết mục tiếp theo của chương trình, xử lý tất cả những nội dung liên quan để giúp MC yên tâm trên sân khấu. Tránh trường hợp người tổ chức chương trình, MC và người điều phối chương trình sự kiện là một người thì không nên.

Sau chương trình sự kiện
Người làm sự kiện cần mở hồ sơ lưu kịch bản chương trình sự kiện, kèm theo những lưu ý của chương trình sự kiện vừa tổ chức về mọi mặt để rút kinh nghiệm cho những chương trình sự kiện sau được thực hiện tốt hơn bởi chắc chắn rằng, chúng ta sẽ còn thực hiện nhiều chương trình sự kiện tương tự như vậy.